Department of Public Safety and Emergency Preparedness (PS) - Services - Réf. cb-871-50633660
Résumé public
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Public Safety Canada is seeking a contractor for “Megaweek 2027,” a three-day conference for up to 500 participants in the National Capital Region, Ottawa, Ontario. The potential contractor would need to provide a suitable venue, hospitality and catering-related services, complete audio-visual services, event setup and testing, onsite support, and teardown. The conference may include plenary and breakout sessions, VIP activities, partner showcases, networking, side meetings, and an evening reception on the first day. The preferred dates are three consecutive weekdays during the week of February 22, 2027. Bidders may propose other three-consecutive-weekday options in February 2027, except February 15, 2027, which is Family Day. Public Safety Canada will choose the event dates based on its operational requirements from the options proposed by responsive bidders. For responsive bids, the intended award recommendation will generally be based on the lowest evaluated combined price for meeting space and hospitality services for the selected dates. If there is a tie, the bid with the lower evaluated meeting-space cost is expected to prevail. The tender is listed as open and closes November 16, 2026, at 2:00 p.m. The notice indicates that the exact service requirements, specifications, submission instructions, mandatory conditions, and evaluation details are contained in the official solicitation documents. This opportunity appears potentially relevant to conference venues, hotels, event-management firms, catering providers, and audio-visual service companies, including businesses that can deliver these services directly or through permitted arrangements. Before deciding whether to bid, review the complete official documents and confirm the venue, capacity, room configurations, hospitality, AV, staffing, accessibility, security, insurance, pricing, and submission requirements. Do not rely on this summary alone; verify all dates, conditions, and requirements in the official tender notice before submitting a bid.Official documents: https://canadabuys.canada.ca/sites/default/files/webform/tender_notice/110540/qa-1---solitication-202703094.pdf https://canadabuys.canada.ca/sites/default/files/webform/tender_notice/110540/solicitation-and-contract_en_mega-week_original_202703094.pdf
Aperçu des exigences
Un profil débloque la liste de vérification complète et l’explication de correspondance.
- Provide a suitable venue in the National Capital Region (NCR), Ottawa, Ontario, for a three-day conference.
- Accommodate up to 500 participants.
- Provide hospitality services for the conference, including the Day 1 evening reception, networking, VIP activities, partner showcases and side meetings as required by the event program.
- Provide complete audio-visual services for plenary sessions and concurrent breakout sessions.
Aperçu de la description source
Le texte source importé peut contenir la mise en forme de l’avis original.
Description du besoin Sécurité publique Canada a besoin d’un entrepreneur pour fournir un lieu convenable, des services d’accueil et des services audiovisuels complets pour une conférence de trois jours pouvant accueillir jusqu’à 500 participants. L’événement comprendra des séances plénières, des séances en petits groupes simultanées, des activités VIP, des présentations de partenaires, du réseautage, des réunions parallèles et une réception en soirée le jour 1. L’entrepreneur doit effectuer l’installation, la configuration et les essais requis avant l’événement et fournir un soutien sur place tout au long de la livraison et du démontage. Dates de l’événement et méthode de sélection Les dates préférées de l’événement sont trois jours de semaine consécutifs au cours de la semaine du 22 février 2027. Les soumissionnaires peuvent également proposer d’autres options de trois jours de semaine consécutifs en février 2027, à l’exception du 15 février 2027, jour de la Famille. Sécurité publique Canada choisira les dates de l’événement qui répondent le mieux à ses exigences opérationnelles parmi les dates proposées par les soumissionnaires recevables. Une fois les dates de l’événement sélectionnées, la soumission recevable proposant le prix global évalué le plus bas pour les espaces de réunion et les services d’accueil pour les dates sélectionnées sera recommandée pour l’attribution du contrat. Si deux soumissions recevables ou plus ont le même prix global évalué le plus bas, la soumission dont le coût évalué de l’espace de réunion est le plus bas sera recommandée pour l’attribution du contrat.
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